Vrijwilligers coördinatie

Een festival kan niet draaien zonder vrijwilligers. Ze zijn ontzettend belangrijk voor het succes van je evenement, zij dragen tenslotte in samenwerking met de organisatie de zorg voor een goed verloop van het evenement. Zorg er daarom voor dat je vrijwilligers in het evenement betrekt en niet alleen vraagt of ze op de dag zelf even aanwezig willen zijn om de handjes uit de mouwen te steken. Dit kan je op verschillende manieren vooraf doen; denk aan een nieuwsbrief met weetjes en nieuwtjes of speciale instructieavonden waar je de vrijwilligers bij elkaar laat komen om met elkaar te praten over het evenement. Hierin kan je uitleg geven maar kan je ook een leuke quiz doen, om kennis van vrijwilligers te testen op het gebied van bijvoorbeeld veiligheid, alcohol en verkeer.

Dit zijn slechts enkele tips om vrijwilligers op een goede manier bij de organisatie te betrekken, uiteraard is er tijdens het evenement nog een waslijst aan tips and tricks. En wat te denken van de nazorg? Onderschat de waarde en succesfactor van vrijwilligers niet als u start met een nieuw evenement. Als je het in jaar 1 goed aanpakt, heeft u een sterke organisatie die draait op betaalde en onbetaalde krachten en het jaar erop weer voor je klaar staat. Pakt u het niet goed aan en "verwaarloos" je de vrijwilligers? Dan wordt het daaropvolgende jaar heel zwaar qua werving, want negatieve verhalen doen sneller de ronde dan positieve.

Maajkol heeft zich gespecialiseerd in de coördinatie en het begeleiden van vrijwilligers op festivals en evenementen. Inmiddels worden er bij het Lakeside Festival (2 daags muziekfestival in Alphen a/d Rijn, 8000 bezoekers p/d) zo'n 125 enthousiaste vrijwilligers aangestuurd in verschillende disciplines. Heeft u ook moeite met het vinden, aansturen en begeleiden van vrijwilligers op uw festival of evenement? Neem dan gerust contact op voor meer informatie